8 Syarat Membuat Surat Yang Rapi dan Benar

ilustrasi membuat surat

Dengan itikat yang baik melalui Blog " lintastv.com " ini saya akan berbagi pengalaman dibidang Pemerintahan ( mengenai Pembuatan Surat-surat Desa, laporan Desa, SK Desa, Lembaga Desa, Siskeudes, SPJ, Berita Seputar Desa dan lain-lain ) yang akan saya bahas dalam artikel-artikel saya selanjutnya.

Artikel ini saya tulis berdasarkan pengalaman saya di bidang pemerintahan ( Saya bekerja di pemerintahan sejak tahun 2004 )

Kali ini saya akan berbagi pengalaman bagaimana " Cara Membuat Surat Desa Yang Rapi dan Benar ".

Karena merupakan pengalaman pribadi saya, mungkin sobat desa " Prades " mempunyai pengalaman masing-masing dan juga mungkin mempunyai tata cara / penulisan dan susunan membuat surat desa yang berbeda dengan saya.

Kita ketahui bahwa surat desa adalah merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah desa. oleh sebab itu surat desa harus memenuhi syarat-syarat sebagai surat resmi.

Sebelum adanya alat teknologi yang membantu dalam pembuatan surat desa yang lebih rapi dan cepat seperti sekarang ini

Dulu surat-surat desa dalam pengetikannya masih menggunakan alat mesin ketik manual. 

Sehingga banyak penyusunan surat yang tidak tetap ( berubah-ubah ) 

Maksudnya ketika dalam pengetikan surat terjadi kesalahan pengetikan ( lupa atau kliru dalam penulisan surat ) maka hal tersebut akan menjadikan surat tidak rapi dan terkadang susunan bahasa dan tulisannya banyak yang tidak sesuai.

Berikut ini 8 Syarat Membuat Surat Yang Rapi dan Benar :

1. Logo Surat, Logo surat terletak disebelah kiri atas di bagian Kop surat, logo surat yang di pakai oleh desa adalah logo Daerah Kabupaten / Kota. dengan ukuran gambar disesuaikan.
2. Kop Surat, Kop Surat terletak dipaling atas sebuah surat, berisikan Nama Kabupaten / Kota, Nama Kecamatan, Nama Desa bisa juga ditambah keterangan alamat, nomer, kode post.
3. Judul Surat dan Nomer Surat, Judul Surat terletak di bawah Kop Surat dan posisinya ditengah lembar surat, Judul Surat ditulis sesuai dengan keperluan surat tersebut menerangkan tetang apa. dan diberi garis bawah. Nomor surat terletak tepat dibawah garis judul surat, dengan urutan : Nomer Registrasi Surat ( Nomer Indek ) / Nomer Agenda Surat Keluar / Kode Desa / Tahun. Dalam Penulisan Nomer Registrasi Surat ini biasanya banyak terjadi kesalahan penulisan yang tidak sesuai dengan jenis surat / judul surat. Untuk Nomer Registrasi Surat akan saya bahas pada artikel saya berikutnya
4. Pembuka, Pembuka berisikan siapa yang bertanggung jawab dalam pembuatan surat desa tersebut. misalkan " Yang bertandatangan dibawah ini Kepala Desa ........ dst, menerangkan bahwa : ....
5. Identitas, Identitas berisikan tentang identitas pemohon dari surat desa tersebut, mengenai nama, Tempat Tanggal Lahir,alamat dan lain-lain.
6. Tujuan, Tujuan Surat berisikan mengenai tujuan / kegunakan surat desa tersebut dibuat. ( ini bisa dicantumkan dan bisa juga tidak ditulis ).
7. Penutup, Penutup berisikan kalimat akhir dari sebuah surat.
8. Bagian Bawah Surat, bagian bawah surat berisikan :

• Tempat dibuatnya surat
• Tanggal dibuatnya surat
• Penanggungjawab Surat " Kepala Desa ....... "
• Tandatangan Penanggungjawab Surat
• Nama Penanggungjawab Surat
• NIP ( jika ada )
• Dan Stempel Desa.

Dan ada hal-hal yang harus dipenuhi dalam pembuatan Surat Resmi, antara lain :

• Penulisan Surat harus rapi
• Penulisan surat harus menggunakan Bahasa Baku / Standar ( EYD )

Jenis surat-surat desa itu sangat banyak sekali jenisnya, diantaranya :

• Surat Keterangan ( SKU, Domisili, )
• Surat Keputusan ( SK Prades, TPK, PPKD, )
• Surat Peraturan
• Surat Permohonan
• Surat Undangan
• Surat Rekomendasi
• Surat Pengantar Nikah " N "
• Surat Berita Acara
• Surat Kuasa
• Surat Agenda
• Surat Perjanjian
• Surat Pernyataan
• Dan surat-surat lainnya

Berikut dibawah ini saya akan membagikan contoh " SURAT KETERANGAN USAHA " :

Dan untuk contoh surat-surat desa lainnya, sobat desa bisa mendownloadnya di artikel saya selanjutnya.

Semoga artikel  ini bisa bermanfaat, Terima kasih